Un desastre para un negocio no necesariamente significa que haya sufrido un incendio, una inundación o afectado por un terremoto. El desastre puede resultar simplemente por un fallo en alguno de sus componentes que impiden que el negocio siga operando. Puede ser por un fallo en el sistema de cómputo, en la energía eléctrica, en el personal mismo, o por actos causados por terceros, como manifestaciones de protesta, ataques cibernéticos, entre muchas posibilidades de ocasionar problemas que puedan originar la paralización de las operaciones del negocio.
Si cuenta con un plan de recuperación (DRP) o de continuidad del negocio (BCP), ya ha dado el primer paso. Pero no lo es todo, es importante mantenerlo actualizado con los resultados de las pruebas o simulaciones y con los cambios que van ocurriendo en el contexto del negocio, que pueden implicar nuevas amenazas, riesgos y acciones.
Los negocios con planes de recuperación probados y actualizados tienden a enfrentar mejor las contingencias y a recuperar sus actividades más pronto, que aquellos negocios que no cuentan con dicho plan y que en caso de contingencia actúan en la confusión total con pérdidas económicas y afectación en la imagen del negocio.
Contar con respaldos de información no es suficiente. Son importantes, pero el respaldo por sí solo no lleva a la recuperación o continuidad del negocio en el caso de una interrupción repentina. La disponibilidad del negocio -gente, sistemas, instalaciones e insumos- es mucho más que sólo recuperar el respaldo.
Al implementar planes de recuperación o de continuidad del negocio en caso de desastres, es importante considerar los factores críticos que permitan el restablecimiento de las operaciones sustantivas del negocio. Identificar los procesos críticos, realizar el inventario de sus recursos e identificar las acciones y los mínimos necesarios para que el proceso pueda ser restablecido y seguir operando.
El plan debe partir del análisis de riesgos a las operaciones del negocio que permita identificar y determinar las acciones de respuesta o de recuperación, tomando en cuenta la gente, los sistemas, los recursos necesarios para el restablecimiento del negocio a su expresión mínima para continuar sus operaciones.
El plan de recuperación debe ser liderado por un equipo de trabajo, cuyo liderazgo debe ser conocido -junto con el plan- por el personal que lo operará. El personal afectado por el plan debe ser entrenado -con prácticas- para que el negocio esté preparado para enfrentar ese momento no deseado y que pone a prueba la supervivencia del negocio.
Realizar periódicamente simulacros para evaluar la factibilidad de las acciones planeadas y efectividad del plan en el caso de un desastre o contingencia, cuidando la integración de clientes y proveedores para poder medir el impacto de la interrupción y recuperación en ellos. Los resultados del simulacro deben traducirse en mejoras del plan.
Cada negocio es único, tiene sus propias formas de trabajo, su propia forma de enfrentar a los problemas. El plan debe tener una presencia real dentro del negocio. El plan de recuperación frente a desastres o contingencias puede ser un parteaguas de esa personalidad.