¿Qué es la Gestión de Activos TI (ITAM)?

Por Lucía Dochita, de Lansweeper.

La gestión de activos de TI, o ITAM para abreviar, es el proceso de descubrir, contabilizar y administrar todos los activos de tecnología que componen todo su patrimonio de TI, incluidos los activos que están dentro y fuera de las instalaciones, y en la nube. Esto incluye una amplia gama de software, hardware y activos virtuales, como servidores, enrutadores, puertas de enlace, computadoras de escritorio y portátiles, impresoras, tecnología operativa (OT), dispositivos conectados a Internet (IoT) y software que se ejecuta en esos dispositivos. Hoy, en el lugar de trabajo híbrido, su inventario de activos de TI también puede incluir dispositivos personales como teléfonos inteligentes y tabletas que los empleados usan para conectarse a la red corporativa y acceder a los recursos de la empresa.

Además del proceso de creación de un inventario completo y preciso de todos sus activos tecnológicos, ITAM proporciona procesos para implementar, mantener, actualizar y desechar activos de TI, así como para rastrear y monitorear el uso de los activos a lo largo de su ciclo de vida.

¿Cuál es el propósito del ITAM?

El propósito de ITAM es planificar y administrar el ciclo de vida completo de todos los activos de TI. Bien hecho, ITAM lo ayuda a garantizar que todos sus activos tecnológicos estén respaldados, actualizados y administrados adecuadamente. Esto ayuda a una organización a maximizar el valor, optimizar los costos, reducir el riesgo y acelerar y mejorar la toma de decisiones.

Con los procesos de ITAM adecuados, puede detectar y abordar posibles vulnerabilidades de hardware y software y garantizar que se implementen las actualizaciones correctas. Puede identificar TI en la sombra y retirar dispositivos inactivos, y dejar de gastar dinero en dispositivos que no usa. También puede reforzar la ciberseguridad con la capacidad de detectar y aislar dispositivos no autorizados que pueden contener malware o que intentan infiltrarse en la red corporativa con fines maliciosos. La gestión de activos de TI simplifica el cumplimiento, agiliza las auditorías y acelera las investigaciones de incidentes, porque siempre tiene un inventario de activos de TI completo y preciso al alcance de la mano.

¿Por qué es importante el ITAM?

Administre el estado de TI en expansión

Gartner informó que el 70% de las organizaciones no tienen una imagen completa de los activos que posee su organización. Además del problema, una serie de tendencias están dando como resultado la proliferación de activos en toda la empresa, incluida la transformación digital, el lugar de trabajo híbrido y una mayor necesidad de movilidad. A medida que los empleados continúan accediendo a los recursos corporativos de forma remota y llevan sus propios dispositivos al trabajo, los departamentos de TI tienen la presión de administrar la expansión de TI y garantizar la ciberseguridad en una infraestructura cada vez más distribuida. ITAM es esencial para reducir el riesgo, administrar costos y optimizar el gasto en el lugar de trabajo híbrido.

Elimina los procesos manuales

Sin los procesos y la tecnología de ITAM adecuados para la gestión de activos, los equipos de TI se ven abrumados por procesos manuales que consumen mucho tiempo. La gestión del inventario de activos de TI en hojas de cálculo de Excel es ineficaz y propensa a errores: las hojas de cálculo quedan obsoletas casi tan pronto como se completan. Además, no existe una manera fácil de compartir datos de activos de TI con otros equipos, lo que resulta en un desperdicio de trabajo duplicado.

Minimizar el riesgo

Si surge un problema de rendimiento o seguridad, los equipos de TI que carecen de suficientes procesos y tecnología de ITAM deben investigar el problema manualmente. Sin un inventario completo y preciso del estado de la tecnología, es mucho más difícil determinar la causa raíz de un problema o aislar el problema. En caso de tal evento, el tiempo es esencial, y no tener los datos de activos de TI listos puede ralentizar drásticamente los tiempos de respuesta. Esto puede provocar una interrupción de las operaciones comerciales y una pérdida de productividad o, peor aún, daños y costos devastadores a manos de los ciberdelincuentes. Además, sin una visión integral de todos los activos de software y hardware de la organización, el análisis holístico es imposible, lo que significa que faltará información procesable.

Aumentar el retorno de la inversión

Además de lo que puede salir mal sin ITAM, las organizaciones que no implementan procesos y tecnología de ITAM efectivos pierden lo que puede salir bien, es decir, un ROI mejorado. ITAM ayuda a las organizaciones a capturar datos de activos y determinar cómo impulsar el valor comercial. Pueden aprovechar los datos para tomar decisiones de compra inteligentes y optimizar las licencias de software y los costos de soporte, eliminando el desperdicio y mejorando la eficiencia. Además, a medida que surgen nuevas políticas y requisitos reglamentarios, ITAM puede hacer que el cumplimiento sea mucho más fácil y factible.

¿Cuáles son los principales tipos de gestión de activos de TI?

Hay tres tipos diferentes de ITAM. Cada tipo cubre diferentes tipos de activos:

• Administración de activos de hardware: ITAM que se enfoca en el hardware es para administrar dispositivos dentro y fuera de las instalaciones, como servidores, enrutadores, dispositivos de usuario final y más. Esto puede extenderse a la gestión de activos fijos, como impresoras, gabinetes de redes, cables y más.
• Gestión de activos de software: SAM implica mantener un inventario y administrar todos los activos de software en toda la organización. SAM permite a los equipos de TI optimizar los costos de licencias, rastrear el uso y garantizar que se implementen las políticas de seguridad adecuadas.
• Gestión de activos en la nube: ITAM que se enfoca en los activos en la nube ayuda a las organizaciones a administrar varios activos en Amazon, Microsoft, Google y otros proveedores de servicios en la nube.

¿Cuáles son los beneficios del ITAM?

Los beneficios del ITAM son numerosos:

• Se puede aprovechar una única fuente de información veraz para los datos de activos tecnológicos en toda la organización, lo que elimina los silos y garantiza que todos trabajen con el mismo conjunto de datos preciso.
• Tener un sistema de registro permite el análisis holístico de datos, lo que le permite comprender el TCO de sus diversos activos y optimizar su presupuesto de TI.
• El seguimiento y la gestión adecuados de las licencias y el uso de software minimizan los costos de licencias y soporte.
• Los equipos pueden analizar y mitigar los riesgos de rendimiento y seguridad de forma más rápida y sencilla.
• Un inventario completo y preciso de todos los activos tecnológicos facilita la identificación de posibles vulnerabilidades de seguridad, la implementación de actualizaciones y parches y el fortalecimiento de la postura de seguridad general de la empresa.
• Las auditorías de cumplimiento y las investigaciones de incidentes son rápidas y productivas, lo que reduce el tiempo de inactividad y minimiza los costos financieros potenciales y el daño a la reputación.
• ITAM respalda los procesos de ITIL con acceso rápido a datos precisos de activos de TI y aumenta la agilidad al acelerar las migraciones, las actualizaciones y otros cambios importantes en la infraestructura de TI.

¿Cómo se hace el ITAM?

De acuerdo con numerosos marcos de gobierno de TI, el primer paso para ITAM es crear un  inventario de activos de TI completo y preciso. Esto debe consistir en datos granulares sobre cada activo tecnológico en su organización. Desafortunadamente, muchas herramientas de administración de activos que brindan esta funcionalidad son específicas para un caso de uso específico, por ejemplo, ciberseguridad o servicio de asistencia técnica, y la información que recopilan puede estar incompleta. Peor aún, los datos pueden superponerse, dando como resultado duplicaciones e inconsistencias. Dado que la amplitud, la profundidad y los medios de descubrimiento pueden diferir entre las soluciones, puede ser difícil reconciliar y normalizar los datos.

¿Cómo puede ayudar la gestión de activos de TI?

Implementar un sistema de gestión de activos de TI dedicado que descubra, reconozca y cree un inventario de sus activos de tecnología es la mejor manera de acercarse a ITAM. ¿Por qué? Debido a que los activos tecnológicos proliferan rápidamente en toda la empresa, intentar administrar los activos de TI manualmente es costoso, tedioso y, en la mayoría de los casos, inútil.

El software de gestión de activos de TI automatiza y acelera la gestión de activos de TI, y los sistemas ITAM avanzados de hoy en día ofrecen características adicionales, como herramientas de visualización e informes de gestión de activos de TI, que ayudan a las organizaciones a extraer aún más valor de sus datos de activos de TI. Con el software que automatiza y optimiza ITAM, las organizaciones pueden asignar más tiempo y energía a las tareas de generación de ingresos e innovación, y dedicar menos tiempo a las tareas manuales.

¿Cómo eliges el software ITAM?

Si bien existen numerosos sistemas ITAM disponibles en el mercado, es importante elegir sabiamente. A continuación se presentan algunas características esenciales que debe buscar en una solución de software ITAM:

1. Descubre todos los activos: para que ITAM sea efectivo, debe tener una visibilidad completa de todo su patrimonio de TI. Asegúrese de que la solución que elija pueda descubrir todos los activos de software y hardware, ya sea en las instalaciones, de forma remota o en la nube.
2. Proporciona datos granulares: solo tener la dirección IP y MAC no es suficiente: necesita datos detallados para tomar decisiones informadas sobre sus activos tecnológicos. Busque una solución que proporcione no solo la dirección MAC o IP, sino también la marca y el modelo de varios dispositivos, versiones de software e información del usuario.
3. Escaneo y reconocimiento sin credenciales: para garantizar una visibilidad completa, el escaneo y el reconocimiento sin credenciales son esenciales. Esto le permite detectar dispositivos desconocidos y maliciosos, incluso aquellos que solo tocan la red brevemente, para obtener una imagen completa de su estado de TI.
4. Verdadera inteligencia de activos: su solución debe poder combinar datos de múltiples fuentes de datos para permitir un análisis de datos holístico que brinde información procesable .
5. Fácil de integrar: debido a la naturaleza interconectada de los negocios actuales, la integración basada en API es fundamental. Aprovechar su fuente única de verdad para los datos de activos tecnológicos le permite aprovechar esos datos para cualquier caso o escenario de uso de TI, desde la ciberseguridad hasta las migraciones a la nube, la mesa de servicio, la administración de redes, la mejora de los datos de CMDB y más.
6. Automatización y flujos de trabajo: por supuesto, sin automatización, sigue perdiendo tiempo y dinero. Asegúrese de que la solución que elija funcione entre bastidores automáticamente y proporcione flujos de trabajo automatizados para agilizar sus procesos y procedimientos de ITAM.
7. Informes y análisis: estas características son fundamentales para ayudarlo a comprender y actuar sobre sus datos de activos de TI, y compartir resultados entre las organizaciones para generar más valor comercial.

Mejores prácticas de ITAM

Si recién está comenzando con un programa de ITAM en su organización, o si está revisando su estrategia de ITAM, estas son algunas de las mejores prácticas importantes:

• Consiga la aceptación de las partes interesadas. Es útil tener un patrocinador ejecutivo para respaldar sus esfuerzos y los cambios organizacionales que pueden ser necesarios para implementar un programa de ITAM.
• Elija la herramienta adecuada. Consulte la sección anterior para saber qué buscar en una solución de ITAM.
• Comience con una prueba gratuita. Muchas soluciones líderes de ITAM ofrecen una prueba gratuita para que pueda mojarse los pies antes de comprometerse a comprar. Esta es una oportunidad perfecta para familiarizarse con el sistema de gestión de activos de TI y asegurarse de que cumple con todos sus requisitos.
• Documente todo. Defina y documente claramente sus prácticas y procedimientos de ITAM. Asegúrese de que su proveedor de herramientas proporcione documentación detallada y accesible que su equipo pueda consultar.
• Establezca expectativas claras. Involucre a todo su equipo de ITAM con su selección de herramientas y alinee con los procesos y procedimientos que ha definido.
• Evaluar posibles integraciones. Hable con las partes interesadas de su departamento de TI sobre cómo pueden querer utilizar los datos de activos de TI que recopila. Comience a pensar en qué integraciones brindarían el mayor valor comercial, por ejemplo, integraciones con sus herramientas ITSM o CMDB .
• Recopile comentarios e itere para mejorar. Es raro que un nuevo proceso sea correcto la primera vez. Una vez que implemente su estrategia y solución de ITAM, solicite la opinión de los usuarios de todos los equipos y realice los ajustes necesarios.

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